Enviar pdf por correo desde un formulario

 Este es un ejemplo con todas las partes que necesita el código para mandar un pdf a ciertos grupos.

Falta crear los intervalos con nombre necessarios. El más importante es "ultima_fila"

Además utilizamos dentro de las fórmulas: marca_temporal y grupos_correos

También, para conseguir datos, carpeta_url y plantilla_url

Además, por cada campo que queramos incluir en el pdf, utilizamos "jarduera_actividad" y "maila_curso" que toman toda la columna de cada campo. Si necesitamos más datos en el pdf, deberíamos crear los intervalos con nombre necesarios asociados a cada dato.

function enviar_pdf() {

  // variables básicas

  var herramienta = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

  var ultima_fila = herramienta.getRangeByName('ultima_fila').setValue 

('=filter(row(marca_temporal);marca_temporal=max(marca_temporal))').getValue()

  var pestana = herramienta.getRangeByName('ultima_fila').getSheet()

  // variables de carpeta y de plantilla

  var carpeta_id = herramienta.getRangeByName('carpeta_url')

.getValue().match(/[-\w]{25,}/)

  var plantilla_id = herramienta.getRangeByName('plantilla_url')

.getValue().match(/[-\w]{25,}/)

// Variables que se rellenan en la plantilla, de columna y variable

    var columna_jarduera_actividad = herramienta.getRangeByName('jarduera_actividad')

.getColumn()

    var jarduera_actividad = pestana.getRange(ultima_fila, columna_jarduera_actividad)

.getValue()

    

    var columna_maila_curso= herramienta.getRangeByName('maila_curso').getColumn()

    var maila_curso = pestana.getRange(ultima_fila, columna_maila_curso).getValue() 

 

            

 // Conseguimos la carpeta    y creamos la copia basada en la plantilla

  var carpeta = DriveApp.getFolderById(carpeta_id) 

  var nuevo_documento_id = DriveApp.getFileById(plantilla_id).

 makeCopy('nuevo', carpeta).getId()

  var nuevo_documento = DocumentApp.openById(nuevo_documento_id)

  

// Entramos y cambiamos

  var body = nuevo_documento.getBody()

  

  body.replaceText('<<JARDUERA/ACTIVIDAD>>', jarduera_actividad)

 

    

  

// Cerramos

nuevo_documento.saveAndClose()

// Variables para el correo

var arduraduna = herramienta.getRangeByName('arduraduna').getValue()

var ikasketaburua= herramienta.getRangeByName('ikasketaburua').getValue()

var titulo= herramienta.getRangeByName('titulo').getValue()

var mensaje= herramienta.getRangeByName('mezua').getValue()

var correo

// Convertimos en pdf

var pdf =DriveApp.createFile(nuevo_documento.getAs('application/pdf')

.setName(titulo+' -- '+data_fecha+'.pdf')) 

// Pillamos todos los grupos

var array_grupos = maila_curso.split(",")

Logger.log(array_grupos)

// Mandamos a cada correo

for (grupo in array_grupos){

              correo = pestana.getRange('cada_correo')

.setValue('=iferror(vlookup("'+array_grupos[grupo].trim()+'";grupos_correos;2;false))')

.getValue()

             var opciones ={attachments: pdf ,bcc:arduraduna  ,cc:ikasketaburua}

       MailApp.sendEmail(correo, titulo, mensaje, opciones)

                           }

// Borramos el documento

  pdf.setTrashed(true)

//  DriveApp.getFileById(nuevo_documento_id ).setTrashed(true)

}

Gráficos desde el formulario: Ver solamente los de este curso escolar

Buena noticia: Los formularios crean automáticamente una serie de gráficos con las respuestas enviadas, lo que, supuestamente, nos ahorra mucho trabajo.

Mala noticia: En dichos gráficos se reflejan TODAS las respuestas enviadas, sean de prueba o de cualquier fecha, por lo que esta opción de gráficos, con el tiempo, suele perder mucho.

Situación: Hay aplicaciones, por ejemplo las de satisfacción, que se envían todos los cursos escolares y, que por lo tanto pierden enseguida la posibilidad de utilizar dichos gráficos, ya que las respuestas son de diferentes cursos escolares.

Objetivo: Conseguir los gráficos, al menos, del último curso escolar.

Ventaja de los formularios: En los formularios se pueden borrar las respuestas enviadas sin que se borren a la vez de la aplicación (hoja de cálculo) asociada.

Truco: Nos inventamos un código para borrar las respuestas del formulario más antiguas de una fecha dada y, así, conseguimos que los gráficos puedan ser reflejo del último curso escolar. Perdemos los gráficos anteriores, pero no los datos (siguen en la hoja de cálculo)

El código para conseguir esto es el siguiente:

 

function borrar_segun_fecha() {

  var herramienta = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

  var formulario_url =herramienta.getFormUrl()

  var formulario = FormApp.openByUrl(formulario_url)

  var respuestas = formulario.getResponses()

  // En la hoja de cálculo creamos un intervalo con nombre

  // para que metamos una fecha concreta,  a partir de la cual

  // borramos las respuestas anteriores a ella.

      const fecha = herramienta.getRangeByName('fecha_para_borrar').getValue()

  for (cada in respuestas){

                   if  (respuestas[cada].getTimestamp()< fecha){

                          var id = respuestas[cada].getId()

                            formulario.deleteResponse(id)

                                                               }

    

                         }

}

 

En la hoja de cálculo, tenemos, como hemos comentando, un intervalo para meter

 la fecha y una imagen de una goma de borrar que activa el código superior.

Incluir nuevos alumnos de Educa

 Tengo una lista de alumnos que mantengo de curso escolar en curso escolar, pero necesito añadir los alumnos nuevos, utilizando la exportación desde Educa.

Podría, simplemente, añadir los alumnos de primero. No me vale, ya que los repetidores aparecerían dos veces. Además, siempre hay incorporaciones nuevas en otros cursos, sobretodo en primero de bachiller.

La solución que he encontrado es hacer una exportación total de Educa y, con el código conseguir añadir a una lista estable, que se mantiene de otros años, sólamente los que no están en ella.

Este es el código:

function nuevos_alumnos() {

  // Hay que buscar y si no aparece añadir

  var herramienta = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

  var nueva_lista = herramienta.getRangeByName('nueva_lista').getValues()

  var antigua_lista = herramienta.getRangeByName('antigua_lista').getValues()

  var pestana_lista = herramienta.getRangeByName('nuevos').getSheet()

  var salto = false

  for (nuevo in nueva_lista){

             salto = false

     if (nueva_lista[nuevo][4] !=""){

      

                           for (viejo in antigua_lista){

if (antigua_lista[viejo][0]== nueva_lista[nuevo][4])

{salto=true}

}

                                               

                           if (salto == false){

  pestana_lista.appendRow([nueva_lista[nuevo][3], 

nueva_lista[nuevo][4],nueva_lista[nuevo][1],nueva_lista[nuevo][0]])}                                                                     

                                              }

                             }

}

Evitar que se manden notificaciones de correo

 Mi caso es una aplicación que utilizo para cambiar la propiedad de una carpeta, y de todos los archivos y subcarpetas que incluye, de forma automática. 

Gracias al esquema que comenté en el artículo "Recorrer carpetas y documentos en Drive" es bastante sencillo de hacer: Simplemente debes añadir por cada archivo o subcarpeta la línea: archivo.setOwner(email_del_nuevo_propietario)

Pero tiene una consecuencia importante, muy molesta: por cada archivo o subcarpeta manda un correo de cambio de propiedad. En según que casos, pueden llegar miles de correos a la vez a la cuenta del nuevo propietario.

Por lo que hay que buscar en el código algún método que "desmarque" las notificaciones. Resulta que no lo hay en la API driveApp y tenemos que recurrir a los servicios avanzados de Google para activar la API llamada drive. Una vez activada el código cambiaría de esta forma:

//archivo.setOwner(nuevo)

var archivo_id = archivo.getId() 

Drive.Permissions.insert({

'role': 'owner',

  'type':'user',

  'value':nuevo},

archivo_id,

{'sendNotificationEmails':'false'})

En vez de una sola línea, necesitamos seis. Dentro de ellas, debemos definir en role la palabra owner (para propietario), en el value metemos el correo del nuevo propietario y, para acabar, metemos el id del archivo o subcarpeta en  la variable archivo_id. Para acabar, aún siendo lo más importante,  definimos el valor 'sendNotificationEmails' como 'false'

Más información en Drive API de Google

Hay que tener en cuenta que editor no es editor sino writer, pero lector si es reader

Conseguir la lista de intervalos con nombre

 Esta función que os presento sirve para crear una lista de los enlaces a todos los intervalos con nombre que hemos creado en una hoja de cálculo

function lista_intervalos_con_nombre(){

  // Conseguimos todos los intervalos con nombre de la hoja de cálculo

var herramienta = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

var rangos = herramienta.getNamedRanges()

// Apuntamos a la pestaña donde vamos a crear la lista, donde previamente hemos creado

// el intervalo con nombre -intervalos- 

var pestana_intervalos = herramienta.getRangeByName('intervalos').getSheet()

 

        // Limpiamos la pestaña

      pestana_intervalos.appendRow(['xxxx'])

      var ultima_fila = pestana_intervalos.getLastRow()

      pestana_intervalos.deleteRows(2, ultima_fila-1)

      

      // Metemos fórmula para ordenarlos

      pestana_intervalos.getRange('e2').setValue('=sort(A2:d;2;true;4;true)')

      

var rango

var enlace

for (cada_uno in rangos){

                     rango = rangos[cada_uno].getRange()

         enlace = 'https://docs.google.com/spreadsheets/d/'+herramienta.getId()+ 

'/edit#gid='+rango.getSheet().getSheetId()+ 

'&range='+rango.getA1Notation()

  //rango.setBackground('#eec9e3')

                     pestana_intervalos.appendRow([ 

'=hyperlink("'+enlace+'";"'+rangos[cada_uno].getName()+'")',

  rango.getSheet().getName(), 

rango.getA1Notation(),

  rango.getColumn()

])

                      }

}

Limpiar la denonimación de los intervalos con nombre importados de otra hoja de cálculo

Al hilo de los intervalos con nombre , cuando se copia una pestaña en otra hoja

de cálculo, resulta que los intervalos con nombre de dicha pestaña también se 

copian pero el nombre de dicho intervalo cambia, Google le pone un prenombre 

con la denominación de la pestaña, tal que así: mi_rango pasa a llamarse 

mipestaña!mi_rango.

A parte de quedar feo, da problemas en el código, ya que, por ejemplo, no puedes

ir a la pestaña donde está dicho rango.

 

Por lo tanto, he creado una función que se ocupa de limpiar los nombres de los

intervalos, quitándoles dicho prenombre y volviendo al nombre original.

 

function limpiar_intervalos_con_nombre (){

  // Conseguimos todos los intervalos con nombre de la hoja de cálculo

var herramienta = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

var rangos = herramienta.getNamedRanges()

// Preparamos las variables necesarias: punto desde donde borrar el nombre, 

nuevo nombre con la segunda parte, rango a aplicar que es el mismo que tenía

var partir_por

var nuevo_nombre

var cual_es_el_rango

// Hacemos un bucle por intervalos con nombre

for (cada in rangos){

  // Comprobamos que tenga en el nombre un ! para pillar los intervalos importados

if (rangos[cada].getName().indexOf('!') !=-1){

  // Conseguimos el punto de corte, que es uno más siempre

 partir_por = rangos[cada].getName().indexOf('!')+parseInt(1)

 // Partimos el nombre viejo desde ese punto en adelante

  nuevo_nombre = rangos[cada].getName().substring(partir_por)

 // Guardamos el rango que tenía el intervalo con nombre

  cual_es_el_rango = rangos[cada].getRange()

//Borramos el intervalo con nombre

rangos[cada].remove()

// Lo volvemos a crear con nuevo nombre y el mismo rango

herramienta.setNamedRange(nuevo_nombre,cual_es_el_rango)

}

}

}

Rangos con nombre (intervalos con nombre) "GetRangeByName"

 Como ya explique en un artículo antiguo (Referencias a pestañas y/o celdas en código) es muy interesante utilizar los intervalos con nombre creándolos en la hoja de cálculo y referenciándolos en el código con .getRangeByName()

Como comenté en dicho artículo, la ventaja más evidente es que, aunque el usuario cambie el nombre de la pestaña o el lugar de una celda, el código sigue apuntando a donde le hemos dicho que apunte.

Para dejar más claro el problema: 

Si utilizo en el código 

var pestana = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('configuración')

corro el peligro que deje de funcionar si alguien cambia el nombre de pestaña, un peligro que se escapa de nuestras manos

Peor aún, si utilizo en el código esta referencia:

var resultado = pestana.getRange('B2').getValue()

Dejará de funcionar en cuanto añadamos alguna columna o fila antes de la B o de la fila 2

Para evitar todo esto, la solución es crear intervalos con nombre en la hoja de cálculo  y referenciarlos tal que así:

var pestana= SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getRangeByName('configuración')

var resultado = pestana.getRangeByName('el_de_la_celda_B2')

 

Pero... Nos hemos encontrado con una buena noticia y una mala en relación a estos rangos con nombre:

• La buena: Cuando copiamos una pestaña en otra hoja de cálculo ("Copiar en" de la pestaña), los intervalos con nombre también se copian.. pero con un nombre mezcla de la pestaña y el nombre antiguo.
  
• La mala: El código de referencia a estos rangos con nombre a veces no funciona, no encuentra dicho intervalo con nombre. La cuestión es que a veces funciona y a veces no. Y la única solución que he encontrado es borrar dicho intervalo y volverlo a crear.